Was bringt ein Unternehmenshandbuch für kleine Unternehmen?

Als wir Anfang des Jahres die mandego oHG gegründet haben, war eine der vielen Fragen: Wie setzen wir das von uns Geplante erfolgreich in der Praxis um? Was nützen uns schon festgelegte Ziele, Leitlinien, Arbeitsanweisungen etc., wenn diese bei der täglichen Arbeit nicht für jeden einsehbar sind und somit auch nicht gelebt werden können?

Auf der einen Seite fanden wir in der Literatur zur Unternehmensführung den Vorschlag, dies über ein Organisationshandbuch zu realisieren. Finden wir gut, kommt aber aus unserer Sicht nur für größere Unternehmen in Frage. Ein Organigramm zum Beispiel ist für einen Betrieb mit weniger als fünf Mitarbeitern kaum sinnvoll - außerdem fehlt hier immer der Kunde; kommt für uns also sowieso nicht in Frage.

Dann hatten wir folgenden Gedanken: Warum nicht eine Art Wissensdatenbank zum Unternehmen aufbauen, die in verschiedene Bereiche untergliedert ist, die online für jeden Mitarbeiter zugänglich ist und in der auch eine Suche möglich ist. Gut wäre es auch, wenn jeder Mitarbeiter seine Gedanken niederschreiben kann und vorhandene Themen ergänzen und kommentieren kann. So entsteht eine Unternehmenskultur, in der sich jeder einbringen kann und alles transparent für jeden ersichtlich ist. Sie denken jetzt vielleicht: Klingt kompliziert und da braucht man einen eigenen Programmierer im Haus. Ganz im Gegenteil. Diese Software ist bereits erhältlich und für jeden kostenlos im Internet verfügbar. Sie heißt MediaWiki, ist OpenSource und ist auch die Basis für Wikipedia, der freien Enzyklopädie im Internet. Die Installation ist mit etwas Erfahrung relativ einfach und es sind zahlreiche Erweiterungen verfügbar, die den Funktionsumfang nach Ihren Wünschen erweitern.

MediaWiki als Unternehmenshandbuch und Wissensdatenbank

Wir haben uns ausführlich mit den Möglichkeiten beschäftigt und uns im Januar für den Einsatz von MediaWiki entschieden. Zwar braucht die Formatierung der Artikel eine gewisse Eingewöhnungszeit und eine grundlegende Struktur will von Anfang an gut überlegt sein, aber dann macht die Arbeit mit diesem Tool so richtig Spaß. Es macht Freude zu sehen, wie der Inhalt langsam wächst und immer mehr Informationen zur Verfügung stehen - an zentraler Stelle und für jeden Mitarbeiter im Zugriff.

Was sollten Sie in Ihr Unternehmenshandbuch aufnehmen?

Aus unserer Sicht sind folgende Themen sinnvoll, wobei dies natürlich stark variieren kann:

  • Die Vision und die Werte Ihres Unternehmens
  • Stellenbeschreibungen (die kann ein vorhandener Mitarbeiter übrigens auch gerne mal selber erstellen)
  • Kunden-Zielgruppen mit Wünschen, Bedürfnissen und Werten
  • Beschreibung der Produkte und des Nutzens für den Kunden
  • Geschäftsprozesse und die dazugehörige Qualitätssicherung
  • Umgang mit Beschwerden
  • Wettbewerber im Markt

Was bringt Ihnen die viele Arbeit an Ihrem Handbuch?

Zugegeben - es ist anfangs schon eine Menge Arbeit, ein Handbuch zu erstellen. Darum haben wir uns direkt bei der Gründung dazu entschlossen, hiermit zu starten. Wir ergänzen und korrigieren fast täglich. 

Dabei ist es anfangs gar nicht so wichtig, alle Themen in großer Ausführlichkeit zu beschreiben. Haben Sie erstmal ein Grundgerüst, können Sie bei Bedarf und bei neuen Erkenntnissen jederzeit ergänzen.

Was bringt das Handbuch denn nun in der Praxis? Zunächst ist alles nachlesbar und auch beweisbar. Die Dinge und Gedanken, die niedergeschrieben sind, werden ernst genommen - von Ihnen als Unternehmer und von Ihren jetzigen und zukünftigen Mitarbeitern. Sie schreiben Ihre Ziele, Werte, Leitsätze und Arbeitsanweisungen doch (hoffentlich) sowieso in irgendeiner Form auf. Dann können Sie dies auch gleich in einer strukturierten Form und für alle zugänglich machen.

Wenn im Handbuch bzw. in Ihrem Wiki klar festgelegt ist, was welcher Mitarbeiter darf, dann gibt es bei Unstimmigkeiten oder bei Kompetenzüberschreitungen keine Diskussionen mehr. Alles ist klar beschrieben und jeder kennt die Fakten. Sie müssen dann keine, oftmals emotionale, Einzelentscheidung bei Überschreitungen treffen und somit werden alle Teammitglieder gleich und fair behandelt. Das sorgt für eine gute Stimmung in Ihrem Betrieb. Gleiches gilt übrigens auch für Ihre Kunden und Lieferanten.

Wenn Sie in Ihrem Handbuch auch die betrieblichen Abläufe klar dokumentieren, fühlt sich jeder neue Mitarbeiter gut aufgehoben und kann sich ohne viele Worte quasi selbst einarbeiten. Er muss Ihnen dann nicht ständig Löcher in den Bauch fragen. Wenn dann doch offene Fragen auftauchen, wissen Sie ja, was zu tun ist: Ergänzen Sie das Handbuch mit den entsprechenden Antworten. 

Wann starten Sie?

Das wir unseren Firmen-Wiki nicht mehr missen möchten, hatten wir ja schon erwähnt. Die Arbeitsabläufe sind klar definiert, die Werte und Ziele sind niedergeschrieben und alles ist transparent. So können wir uns auf das Wesentliche konzentrieren und behalten unsere Ziele im Blick. Ein gutes Gefühl!

Ich kann Ihnen ein, auf Ihre Bedürfnisse angepasstes, Unternehmenshandbuch wirklich sehr empfehlen. Wenn Sie dazu weitere Tipps oder Anregungen benötigen, sprechen Sie uns gerne an. Wir geben unsere Erfahrungen sehr gerne an Sie weiter.

Wie wird Ihr neues Unternehmenshandbuch aussehen? Für wann planen Sie die Umsetzung?